Política general de privacidad para la protección y tratamiento de datos personales

La política general de privacidad para la protección y tratamientos de datos personales de la Asociación Visión Social, en adelante VISIÓN SOCIAL, se establece debido a la necesidad de implementar las normas expedidas por virtud de la ley 1581 del 2012, en atención al conocimiento de las personas con quienes VISIÓN SOCIAL se relaciona en condición de titulares de los datos personales que reposan en las base de datos de VISIÓN SOCIAL.

VISIÓN SOCIAL es una asociación civil, de carácter privado, organizada bajo las leyes colombianas, legalmente constituida mediante asamblea de fundadores el 10 de octubre de 2005 y obtuvo su personería jurídica ante la Cámara de Comercio de Bogotá el 21 de octubre del mismo año, bajo el número 00090948 del libro I de las entidades sin ánimo de lucro. La vigencia de la Asociación es de veinte años, lo que quiere decir que va hasta el 10 de octubre de 2025. La Alcaldía Mayor de Bogotá es la entidad que ejerce la función de inspección, vigilancia y control de la Asociación.

El objeto principal de LA ASOCIACIÓN es desarrollar, ejecutar y adaptar modelos, programas, metodologías y estrategias en los campos educativo, social y cultural – de acuerdo con los contextos y características de la población beneficiaria – orientados a mejorar su calidad de vida.

En ejercicio de dicho objeto LA ASOCIACIÓN suscribe convenios, acuerdos y contratos con distintas personas jurídicas nacionales e internacionales para la ejecución de proyectos educativos, sociales y culturales y se relaciona mediante vinculación contractual con personas naturales nacionales o extranjeros residentes o no que apoyan el quehacer de LA ASOCIACIÓN de quienes tiene la potestad para recolectar y administrar información personal con el fin de conformar las bases de datos y consolidar un archivo de profesionales con experticia y conocimiento en las acciones que desarrolla LA ASOCIACIÓN.

De esta forma para cumplir con el artículo 17, literal k) de la ley 1581 del 2012, a través de la expedición del presente reglamento, se busca establecer un marco jurídico y procedimental apropiado para salvaguardar el derecho fundamental de Hábeas Data de las personas con quienes se relaciona LA ASOCIACIÓN, garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personales de los cuales son titulares, y que son tratados por LA ASOCIACIÓN.

CAPÍTULO I.-  DISPOSICIONES GENERALES 

Artículo 1. Ley aplicable. La Política General de Privacidad para la Protección y Tratamiento de Datos Personales de LA ASOCIACIÓN, se regirá por las leyes de la República de Colombia, en especial, por la Ley 1581 de 2012, por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las adicionen, modifiquen o complementen.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. La Política aplica para el tratamiento de datos personales de los cuales LA ASOCIACIÓN es responsable.

Artículo 3. Alcance. Todos los funcionarios de LA ASOCIACIÓN conocen y se obligan a cumplir LA POLÍTICA. En las circunstancias que a bien estime LA ASOCIACIÓN, la entidad impartirá las jornadas de capacitación y actualización que sean necesarias para que en todo momento al interior de la organización se aplique LA POLÍTICA.

Artículo 4. Derecho al Habeas Data. Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en Bancos de Datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.

Artículo 5. Definiciones. Para los efectos de la interpretación de LA POLÍTICA, se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, supresión o circulación de los mismos.

Artículo 6. Objeto. Regular el ejercicio efectivo del derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por LA ASOCIACIÓN, a través de la fijación de parámetros claros de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de LA ASOCIACIÓN.

Artículo 7. Principios. Los principios señalados en el presente artículo, constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en LA POLÍTICA:

Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por LA ASOCIACIÓN debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.

Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular.

Principio de transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de LA ASOCIACIÓN, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por LA ASOCIACIÓN por sí misma, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice y con fines de divulgación asociados a la naturaleza de los proyectos educativos, sociales o culturales.

Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por LA ASOCIACIÓN, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPÍTULO II .- DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 

Artículo 8. Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los Datos Personales tratados por LA ASOCIACIÓN, de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:

• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a LA ASOCIACIÓN. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA ASOCIACIÓN, como Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por LA ASOCIACIÓN, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA ASOCIACIÓN.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento LA ASOCIACIÓN ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo 9. Autorización para el Tratamiento de la Información. Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información: i) el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; ii) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; iii) los derechos que le asisten al Titular; iv) La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos suministrados por el Titular.

Artículo 10. Prueba de la Autorización. LA ASOCIACIÓN adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Artículo 11. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de la información se realiza con el propósito de informarles a los Titulares acerca de los servicios que comprenden el objeto de LA ASOCIACIÓN  y las posibles alianzas estratégicas para su ejecución.

CAPÍTULO III. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 

Artículo 12. Deberes de LA ASOCIACIÓN en relación con el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, LA ASOCIACIÓN se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data 
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo: Para efectos de la obligación de solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, Anexo de la presente POLÍTICA se describe el formato de texto de autorización que se habilitá en la página web de LA ASOCIACIÓN.

CAPÍTULO IV.  PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN 

Artículo 13. Consultas. Los Titulares podrán consultar la información que repose en la base de datos de LA ASOCIACIÓN. Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

• Solicitudes presentadas a través de documento escrito al correo electrónico contactecnos@www.visionsocial.org (adjuntar copia de la cédula de ciudadanía).
• Solicitudes presentadas a través de la página web: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.

Parágrafo. Trámite de la consulta. Una vez que LA ASOCIACIÓN reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado.

Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.

Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, LA ASOCIACIÓN procederá a dar respuesta en un término de quince (15) días hábiles.

En el evento en que LA ASOCIACIÓN considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Artículo 14. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de LA ASOCIACIÓN debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la entidad.

Parágrafo. Trámite de la reclamación. El reclamo será formulado ante ASOCIACIÓN, acompañado de: i) el documento que identifique al Titular; ii) la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo; iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones; iv) los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por LA ASOCIACIÓN se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.

Por el contrario, si LA ASOCIACIÓN recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.

El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de que LA ASOCIACIÓN no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.

Artículo 15. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular, deberá agotar el trámite de consulta ante LA ASOCIACIÓN con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 16. Área encargada de tramitar las peticiones, quejas o reclamos. 

Las peticiones, quejas o reclamos presentadas ante LA ASOCIACIÓN, serán atendidas, en primera instancia, por el Director del Área de Monitoreo y Evaluación.

Dicho funcionario velará por el cumplimiento del Reglamento, y podrá correr traslado de las consultas, quejas o reclamos al Área Técnica o Administrativa y Financiera, en caso de requerir apoyo adicional para la solución del asunto.

ANEXO 1:

Declaro de manera libre, expresa, inequívoca e informada, que AUTORIZO a LA ASOCIACIÓN para que, en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y en general, tratamiento de mis datos personales, incluyendo datos sensibles, como mis huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley.

Declaro que se me ha informado de manera clara y comprensible que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos.

Declaro que conozco y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA ASOCIACIÓN, y que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable.

Mediante la firma del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el Tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante LA ASOCIACIÓN, como Responsable del Tratamiento, cuya página web es: www.visionsocial.org y teléfono de atención es: +57(1) 6297010.